Trong suốt năm tháng sống và làm việc ở Sài gòn, đại dịch Covid 19 vừa qua là trải nghiệm khủng khiếp nhất. Nó gần như thay đổi tất cả mọi thứ, nó không phải là một trận lụt tới nỗi cá cua bơi lòng vòng trong sân nhà, nó không phải là những trận bệnh hành tôi nằm sốt vó 1 chỗ lúc nhỏ. Đại dịch đã mở ra nhiều khía cạnh mới mà chúng ta thường bỏ qua trong cuộc sống hàng ngày.
Làm việc tại nhà (Work from home) lên ngôi
Hình thức làm việc trực tuyến (Online) của các bạn làm việc tự do trước đó vốn không được nhiều người biết tới, nhưng nhờ trận dịch này mà hầu hết mọi người đều được trải nghiệm qua. Thay đổi hầu hết mọi thứ, từ việc làm việc trực tiếp, gặp mặt trao đổi trực tiếp với nhau. Người với người nay nói chuyện qua cái màn hình máy tính hay điện thoại, hoạ chăng nói chuyện qua video còn nhìn được mặt nhau. Rồi giấy tờ văn bản cũng được thuyên chuyển qua lại giữa các dòng tin nhắn Zalo. Tới khi thấy phức tạp vì tới lúc truy ra tài liệu thì lại bới lên tìm giữa muôn vàn tin nhắn, file của các bên khác nhau.
Thế rồi email được sử dụng nhiều hơn, bởi email có thể tra ngay ai đã gửi, gửi lúc nào, nội dung trao đổi luôn được ghi nhớ lại trên từng cuộc trò chuyện. Văn bản gửi đi bằng file thì không thể chỉnh sửa, coi như là “bằng chứng trước toà” khi phân bua. Rồi email thì cũng có thể phân loại riêng từng địa chỉ người gửi, từng phòng ban, cần biết ai có gửi gì hay không thì tìm vô nhãn (tag) đã tạo là biết. Rồi Sharepoint, MS Office như Excel, Word, Onedrive, cũng được phổ biến dần. Người cần tra cứu file hướng dẫn hành chính, thủ tục các kiểu thì vô Sharepoint để đọc hướng dẫn và tải file mẫu về. Chỉnh sửa văn bản Word hay bản tính Excel cùng lúc nhiều người, xong nhắn tin nhau qua lại với bộ phận hành chính văn phòng hay kế toán kiểm tra được thì duyệt, đóng chữ ký điện tử vô rồi gửi đi trong nội bộ. Không cần tốn giấy in ra. Kỹ hơn nữa thì gửi chính thức qua email, coi như đã xác nhận chính thức, cần thì mở ra tra cứu lại, đỡ phải nhớ mình gửi đi chưa. Trí nhớ sau Covid ai cũng bị ảnh hưởng, vậy thì để công nghệ nhớ dùm cho.
Về vụ thủ tục hành chính, lúc trước cứ văn bản nào cần đóng dấu công ty xác nhận gửi tiền, hoàn tiền hay gửi cho đối tác, hầu như đều phải in ra cả chục bản vì đủ thứ lỗi: Lỗi không đúng mẫu công ty (mẫu mới được duyệt, mẫu được duyệt rồi nhưng chưa ban hành rộng rãi, mẫu công ty khác, mẫu trên mạng), lỗi đánh máy sai, lỗi ngày tháng (vì lúc soạn tới lúc ký gửi đi khác nhau), khách đổi ngân sách đổi thông tin,…v.v Ôi vô vàng lí do, thành ra ở công ty cũ của tôi lúc còn làm thì lúc nào cũng có 1 chồng giấy nháp 1 mặt kế cái máy in (vì những cái lí do trên). Bộ phận hành chính nhân sự than miết vì hao giấy quá, mới mua đây lại phải đặt tiếp. Thế đó, từ lúc áp dụng công nghệ, 1 file chỉnh sửa trực tuyến thì Nhân sự công ty vui hẳn lên, bớt tiền tiêu, bớt phải nhớ đặt in giấy, bớt hao.
SỰ CHUYỂN DỊCH CỦA THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ CUỘC SỐNG
Nếu như trước đây, nhà nhà cũng đua nhau làm giàu, và giàu được coi như đích đến. Nhưng tới lúc đại dịch xảy ra, đội ngũ làm thuê khắp nơi như bị tát vào mặt. Mọi thứ sụp đổ, cái gốc rễ cứ tưởng bền vững đó. Nay bị quật ngã không khoan nhượng. Cố sức làm cho đã mà không biết ngày mai mình còn sống không thì ai còn dám đua nữa chứ?
Thời gian ban đầu, khi chuyển qua làm việc Online, nhiều người chưa thích nghi được thì còn mất thời gian làm quen. Có khi chính các quản lý, không nhận thấy sự khác biệt về thời gian vì chỉ ngồi ở nhà làm việc và không thấy được nhân sự của mình làm việc nên liên tục đưa ra nhiệm vụ phải làm, phải chỉnh sửa. Song, dần dần mọi người cũng thích nghi. Thời gian làm việc nay tập trung làm việc nhiều hơn. Theo một nghiên cứu của Châu Âu, một số đông nhân viên văn phòng thật chất chỉ mất 2-4 tiếng làm các nhiệm vụ chuyên môn, thời gian còn lại thường là xã giao, di chuyển, ăn uống, họp hành. Chính vì vậy, có rất nhiều người khi làm việc tại nhà lại rất hiệu quả, cảm thấy mình có thể hoàn thành công việc chỉ trong một buổi sáng, thay vì ngày trước làm ở công sở thì mất cả ngày, có khi còn chưa xong. Tuy vậy, ở vai trò của người quản lý, việc tối ưu hoá thời gian làm việc của nhân viên để đạt được kết quả chung cao hơn, vì thế mà nếu có xong việc 1 ngày như trước thì nhân viên cũng được giao thêm việc để làm trong ngày (vì công ty trả công làm 8h/ngày chứ có trả công làm theo nhiệm vụ đâu?)
Chọn lọc nhân sự cùng chí hướng và tinh thần lãnh đạo
Đương nhiên, dù đứng ở vai trò nào đi nữa. Bạn đã chấp nhận hợp đồng làm việc được giao từ đầu thì phải làm theo. Đó là chưa kể, mục tiêu cuối cùng của nhân viên hay quản lý khi đi làm, đó là tạo ra giá trị cao nhất cho công ty đã thuê mình. Cho nên ngay từ đầu, nếu khâu tuyển dụng có thể tìm được nhân sự có cùng giá trị và chí hướng phát triển chung với tầm nhìn của công ty. Thì việc các cá nhân đó cùng đồng lòng vì sự phát triển chung sẽ là điều tất yếu, cũng hạn chế được sự nhập nhằng trong khâu quản lý. Có khi không cần tới quản lý, tự mỗi cá nhân có tinh thần lãnh đạo trong công việc của mình thôi, dù mỗi người không có xuất thân hay trình độ cao đi nữa, thì cả tập thể đó cũng sẽ đạt được điều phi thường.
Như câu chuyện anh em nhà Wright mình được biết tới lần đầu qua bài nói START WITH WHY của Simon Sinek. Diễn giả kể về câu chuyện anh em nhà Wright, họ không phải là những người đầu tiên nghiên cứu về máy bay, họ không được chính phủ hay các tập đoàn lớn tài trợ tiền, họ cũng không có tiền để quy tụ những kỹ sư tài giỏi nhất về chung. Nhưng anh em nhà Wright là những người đầu tiên chế tạo chiếc máy bay thành công. Họ chỉ đơn giản là tập trung được những người có cùng niềm đam mê, cùng một mục tiêu để cùng nhau tìm cách thực hiện được nó. Họ nghiên cứu cánh chim, họ thiết kế một động cơ, và rồi họ lắp ráp được một chiếc máy bay bay được lần đầu tiên.
Cân bằng giữa đam mê và sức khoẻ
Dù rằng đam mê có thể thổi bùng được ngọn lửa nhiều người. Nhưng cũng đừng vì thế mà đốt tới sức tàn lực kiệt. Dù tôi đã trải nghiệm cảm giác bất lực đó nhiều lần qua những lần chạy bộ đường dài, những vẫn phạm phải. Tôi nghĩ rằng bản thân mỗi người nên có sự trải nghiệm nhiều để thấy được giới hạn của bản thân. Từ đó, mỗi ngày tiến một tý xa hơn trên cái giới hạn đó.
Sau một thời gian dài mất cân bằng, tôi đã tìm thấy nguồn năng lượng phù hợp cho bản thân. Và quyết định chia sẻ trải nghiệm và suy nghĩ của mình qua blog này. Tôi hy vọng rằng những chia sẻ của tôi sẽ giúp bạn tìm thấy niềm đam mê và năng lượng trong công việc và cuộc sống của mình.
Hẹn bạn ở bài viết tiếp theo.
Kai.
