Biết tất cả không có nghĩa làm được TẤT CẢ: Cách tôi dùng AI ép 21 đầu việc xuống còn 4

Thời điểm tôi viết bài này chính là lúc tôi đang lặp lại lỗi quản lý đầu việc. Cái con khỉ trong đầu cứ nhảy ý tưởng liên tục — nào là dựng ứng dụng, xây lại mô hình kinh doanh, viết bài, rồi lại coi bức tranh lớn, coi lại chiến lược… Rốt cuộc là cứ quay vòng tốn năng lượng mà chưa xong được gì.

Nên tôi quyết định mặc kệ tiếng nói đó và “khoá” bản thân lại để viết cho xong bản nháp này — dù biết nó có thể đầy lỗi chính tả. Dừng lại để trau chuốt từng lỗi nhỏ lúc này chỉ là một hình thức trì hoãn tinh vi khác khi bản thân vẫn còn hàng tá việc đang chờ.

Viết xong bản nháp rồi nhìn lại — tôi có đủ các bước để rà soát, scan AI và chục bước khác để đăng bài lận cơ mà. Đâu vội sửa giờ. Quan trọng nhất là bài này kể lại quá trình tôi tìm ra cách để không phân tán mục tiêu. Chiến lược cần thời gian, cần đủ số lượng bài viết, và cần cả những lần sai số để các đúc kết đủ “chín muồi.”

Tuần vừa rồi tôi có nhiều cuộc gặp gỡ đàn anh đàn chị để trao đổi công việc và sự nghiệp. Song song đó, mở ra thêm cơ hội hợp tác khác trong dự án mới. Liệt kê ra thì sự bận rộn giữa việc vận hành web, tìm việc, lên kế hoạch cho dự án cá nhân mới — chính là minh chứng sống động cho điều bài viết này muốn nói: khi có AI, chúng ta cứ nghĩ mình ôm được hết.

Bài viết này sẽ đan xen trải nghiệm cá nhân. Hãy xem như bạn đang đọc ghi chép chân thật của một người thường xuyên mất tập trung, đang trên hành trình giành lại quyền kiểm soát thời gian từ những cạm bẫy ngọt ngào mang tên công cụ Internet.

Ban đầu tôi tưởng chỉ có bản thân mình yếu. Yếu sự tập trung. Yếu kỹ năng. Nên mới bị dắt đi đủ thứ cái hay ho trên Internet. Nhưng đọc thêm nhiều bài khác, từ tác giả nổi tiếng đến những người bạn, người em xung quanh, thì mới thấy đây là hiện tượng rất phổ biến của toàn bộ người làm việc độc lập.

Đặc biệt là từ lúc AI phổ biến. Cái cảm giác “MÌNH CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC MỌI THỨ VỚI CỖ MÁY AI MẠNH NHẤT THẾ GIỚI, CHỨA ĐƯỢC KIẾN THỨC CỦA TOÀN CẦU.” Cái cảm giác sở hữu được cỗ máy trả lời được mọi câu hỏi khiến nhiều người hiểu lầm và có ảo giác như vậy. Tôi cũng vô tình biết được cái cảm giác này tự sinh ra trong tiềm thức — chứ không hẳn là suy nghĩ thành hình rõ ràng trong đầu đâu. Nhưng nhìn thấy nó qua mỗi lần ngồi phản tư lại bản thân, thì rõ ràng các triệu chứng ngày một nặng hơn.

Tôi tham việc vì có một cỗ máy biết làm MỌI VIỆC. Thành ra cứ chạy theo năng suất — cần công cụ để quản lý nhiều việc hơn để làm. Nhưng điều quan trọng nhất: 80% việc mà tôi nghĩ ra đó không nên được đưa vào danh sách để làm.

Thử hỏi xem: từ lúc có AI, bao nhiêu bạn làm được ÍT việc hơn? Hay tự sinh ra NHIỀU việc hơn? Và BẬN HƠN so với lúc không có AI?

Đây không phải nhận xét chủ quan. UC Berkeley và Harvard Business Review vừa công bố nghiên cứu 8 tháng tại một công ty công nghệ 200 người: 83% nhân viên nói AI tăng khối lượng việc. AI giúp xử lý nhiều đầu việc hơn — nhưng chuyển đổi liên tục giữa các việc tăng, năng suất thật sự giảm. Nhân viên “hồi sinh” các đầu việc cũ “vì AI xử lý được” → danh sách phình to. 62% báo kiệt sức.

Thật ra bài viết này không nghĩ ra điều gì mới mẻ cả. Tôi chỉ nhìn nhận ra sự việc, hiện tượng đang diễn ra phổ biến — bắt đầu từ chính mình. Và đây là vấn đề được nhiều chuyên gia khác cùng nhận định:

Greg McKeown trong Essentialism (2014): “Không phải làm nhiều hơn, mà làm đúng hơn.” Kỷ luật theo đuổi ít thứ hơn để tạo tác động lớn hơn.

Oliver Burkeman trong Four Thousand Weeks (2021): “Bạn có khoảng 4000 tuần sống. Chấp nhận bạn không thể làm hết — và đó là permission slip để chọn.”

Cal Newport trong Slow Productivity (2024): “Làm ít việc hơn, làm ở nhịp tự nhiên, ám ảnh với chất lượng.” Newport cũng chỉ ra: công cụ AI tạo ra loại công việc hời hợt kiểu mới — rà soát kết quả AI, quyết định giữ hay bỏ — đủ vất vả để cảm giác năng suất, nhưng đủ vụn vặt để ngăn sự tập trung thật sự.

Cảm giác THAM những việc mình chưa làm được lúc chưa có AI khiến mọi người thèm muốn thử nghiệm nó. Và các công cụ AI ngày một sinh ra nhiều hơn nhằm phục vụ việc “làm nhiều hơn.” Nhưng lại khiến con người ta trượt khỏi con đường đáng lý ra bản thân nên tập trung.

Vậy nếu có thể dùng chính AI để áp dụng triết lý này — biến AI từ kẻ kích thích sự quá tải thành người gác cổng — thì sao?

Giải pháp không phải công cụ mới. Giải pháp là dừng lại, hiểu mình, rồi cắt. McKeown, Burkeman, Newport đã nói điều này. Berkeley đã chứng minh bằng dữ liệu. Nhưng chưa ai biến nó thành quy trình AI cụ thể — đó là thứ tôi muốn thử.

Tôi viết một prompt để AI đóng vai Chánh văn phòng — không phải huấn luyện viên, không phải trợ lý. Chánh văn phòng hiểu bối cảnh, giữ tôi chịu trách nhiệm với mục tiêu chứ không phải danh sách việc, phản bác khi logic yếu, và nói thẳng khi tôi đang dùng “nghiên cứu thêm” để trì hoãn hành động.

Rồi tôi dán TẤT CẢ đầu việc đang mở vào. Không giấu, không đẹp hoá. Đây là kết quả:

AI hỏi đúng 1 câu với mỗi đầu việc: “Nếu bạn KHÔNG làm cái này trong 30 ngày tới, hậu quả cụ thể là gì — tính bằng tiền mất, cơ hội mất, hoặc cam kết bị phá?”

Kết quả phân loại:

Ước tính giờ giải phóng: Cắt 8 đầu việc → khoảng 15-20 giờ khỏi áp lực tâm lý tuần này. Nhưng quan trọng hơn giờ: giải phóng băng thông quyết định — không phải chọn giữa 21 thứ mà chỉ 4.

Muốn chạy kiểm tra này cho danh sách việc của bạn? Prompt miễn phí bên dưới — dùng được với Claude, ChatGPT, Gemini, hoặc bất kỳ AI chat nào.

Kiểm tra đầu việc là bước đầu. Nhưng danh sách sẽ phình lại nếu không có ai giữ cổng. Đây là cách tôi dùng chính AI chat đang có — Claude, ChatGPT, hoặc Gemini — làm “người gác cổng” thay vì mua thêm công cụ mới.

Nguyên tắc #1: AI không quản lý đầu việc — AI giám sát BẠN. Notion, Todoist quản lý đầu việc. AI làm việc khác: mỗi lần bạn mở dự án mới, AI hỏi lại “phù hợp với mục tiêu 30 ngày?” Mỗi lần bạn thêm việc, AI chặn bằng 3 câu hỏi.

Nguyên tắc #2: Tiêu chí đóng dự án. Muốn đóng dự án? Phải đạt đủ lý do đặt ra ban đầu. Ghi nguyên tắc này ra lúc bắt đầu → AI sẽ hỏi lại nếu bạn muốn bỏ giữa chừng. Muốn mở dự án mới? Phải qua kiểm tra: nó phục vụ mục tiêu nào?

Nguyên tắc #3: Tài khoản miễn phí vẫn dùng được. Claude Pro có chức năng Project tự nạp chỉ dẫn mỗi phiên làm việc. Claude miễn phí hoặc ChatGPT miễn phí thì dán chỉ dẫn đầu cuộc hội thoại — kết quả tương tự, chỉ khác thao tác.

Bộ quy tắc bên dưới được tôi tham khảo từ hướng dẫn chính thức của Anthropic — công ty tạo ra Claude — về cách viết file chỉ dẫn CLAUDE.md cho AI. Đây là cách các kỹ sư hàng đầu dùng để “dạy” AI nhớ ngữ cảnh và làm việc hiệu quả hơn. Tôi đã tối ưu lại cho người làm việc độc lập — bạn không cần biết code để dùng.

Đoạn nào có [DẤU NGOẶC] thì thay bằng thông tin của bạn.

Đoạn này khiến tôi không muốn dành thêm thời gian xây dựng công cụ nữa. Chính phần kiểm tra ở trên đã khiến tôi nhận ra: thêm 1 dự án xây công cụ sẽ là phí thời gian, trong khi bộ đôi Claude Pro + Notion hiện tại là quá đủ.

Cần tập trung vào những thứ quan trọng hơn lúc này. Với tôi, dòng tiền trực tiếp LÚC NÀY quan trọng hơn tất cả. Nên ưu tiên số 1 là tìm việc. Dự án MK. này chính là sản phẩm mẫu hiệu quả nhất — tự mài sắc bản thân, tự tạo cơ hội, liên quan trực tiếp tới dự án hợp tác với anh nhiếp ảnh gia sắp tới.

Tôi vừa dùng chính bộ prompt trong bài này để cắt bớt dự án của chính bài này. Cái công cụ AI tôi định xây — 10+ giờ lên kế hoạch, 7 file nghiên cứu, 0 dòng code — bị chính nó khuyến nghị CẮT. Và tôi đồng ý.

Bài viết về cắt bớt, mà chính nó bị cắt bớt trong lúc viết. Nếu đó không phải bằng chứng sống thì tôi không biết gì mới là.

Nếu bạn đang chạy nhiều dự án song song với AI, thử dừng lại 15 phút, dán danh sách việc vào prompt kiểm soát ở trên, và xem AI nói gì. Có thể bạn cũng sẽ thấy 80% việc đó không nên tồn tại.

Nếu muốn thử công cụ có sẵn thay vì tự xây: