Có những chi phí không nằm trong báo giá

Lâu rồi mình mới ngồi xuống viết tiếp cho MK.

Lần gần nhất là cuối tháng Sáu. Tính ra cũng gần bốn tháng.

Không phải vì chẳng có gì để kể. Ngược lại, có khá nhiều chuyện xảy ra. Công việc, những kế hoạch còn dang dở, vài đợt bệnh và những ngày mình chẳng có bao nhiêu năng lượng để làm gì cho ra hồn.

Mình nhận ra mỗi khi cuộc sống bắt đầu rối lên, một trong những thói quen đầu tiên mình bỏ lại chính là viết. Trong khi đáng lẽ, đó lại là lúc mình cần ngồi xuống để sắp xếp suy nghĩ nhất.

Mấy hôm nay, sau khi hoàn thành một dự án khá căng, mình mới dần lấy lại nhịp sinh hoạt bình thường. Có những chuyện lúc đang diễn ra khiến mình bực đến mất ngủ, nhưng khi mọi thứ qua rồi, ngồi nghĩ lại, mình thấy chúng cũng đáng để ghi xuống.

Không phải để kể xem ai đúng, ai sai. Mà để lần sau, khi gặp chuyện tương tự, mình biết phải làm gì khác đi.

Một công việc tưởng chừng khá đơn giản

Dự án lần này liên quan đến thiết kế và sản xuất một số hạng mục phục vụ sự kiện.

Nghe qua thì không có gì đặc biệt. Nhận yêu cầu, lên thiết kế, duyệt mẫu, gửi sản xuất rồi bàn giao. Công việc khá quen thuộc với những ai từng làm dịch vụ sáng tạo hoặc tổ chức sự kiện.

Vấn đề là những thứ tưởng đã chốt vẫn liên tục thay đổi.

Thông tin đi qua nhiều người. Danh sách được cập nhật nhiều lần. Một số nội dung tưởng đã hoàn thiện lại phải sửa, trong khi thời hạn bàn giao thì không thay đổi.

Mình vừa xử lý thiết kế, vừa theo dõi tiến độ, trao đổi với các bên sản xuất và tìm cách giữ cho mọi thứ không trễ lịch.

Có lúc mình tự hỏi tại sao một công việc không quá phức tạp về chuyên môn lại có thể khiến mọi người mệt đến vậy.

Sau này nghĩ lại, câu trả lời khá đơn giản: công việc không khó bằng việc phối hợp khi mỗi người đang nắm một phần thông tin khác nhau.

Chỉ cần một mắt xích chậm phản hồi, những người phía sau đều bị ảnh hưởng.

Những dấu hiệu mình đã bỏ qua

Đầu dự án, mình tìm hiểu một vài nhà cung cấp.

Có nơi báo giá khá cao, có nơi rẻ hơn đáng kể. Với một dự án cần tối ưu chi phí, mức giá thấp đương nhiên hấp dẫn.

Mình chọn thử một phương án tiết kiệm hơn.

Nhưng ngay từ khâu làm mẫu đã có vài dấu hiệu không ổn.

Thời gian hẹn không rõ ràng. Phản hồi lúc nhanh lúc chậm. Thành phẩm chưa đúng với những gì hai bên đã trao đổi. Một số chi tiết kỹ thuật và màu sắc cũng cần điều chỉnh thêm.

Phía sản xuất giải thích rằng bản chính thức sẽ được xử lý tốt hơn.

Và mình đã tin.

Thật ra lúc ấy mình cũng có chút lấn cấn. Nhưng vì tiến độ đã bắt đầu gấp, mình tự thuyết phục rằng những lỗi nhỏ này có thể khắc phục trong quá trình sản xuất.

Đó là quyết định đầu tiên mình muốn làm khác đi.

Một bản mẫu không đạt yêu cầu không phải là chuyện nhỏ để bỏ qua. Nó chính là cơ hội cuối cùng để mình phát hiện vấn đề trước khi phải trả tiền cho một sai sót lớn hơn.

Chọn một nhà cung cấp có giá hợp lý là điều tốt. Nhưng nếu phần tiết kiệm được phải đánh đổi bằng thời gian theo dõi, sửa lỗi, chờ đợi và căng thẳng, thì chưa chắc mình đã tiết kiệm được gì.

Đôi khi, thứ đắt nhất không xuất hiện trên báo giá.

Khi mọi chuyện bắt đầu chồng lên nhau

Càng gần ngày bàn giao, những vấn đề nhỏ càng lộ rõ.

Mình cần cập nhật tiến độ nhưng không dễ nhận được câu trả lời cụ thể. Trong khi đó, thông tin đầu vào tiếp tục thay đổi và bên sản xuất lại làm việc dựa trên những cam kết ban đầu.

Đến một thời điểm, mình phải tìm thêm một đơn vị khác để giảm rủi ro trễ tiến độ.

Ở nơi mới, mình có một trải nghiệm khá khác.

Người thợ dành thời gian ngồi cùng để kiểm tra bản in, giải thích chất liệu, chỉnh sửa màu sắc và thử lại đến khi đạt mức chấp nhận được.

Không phải mọi thứ đều hoàn hảo. Nhưng cách họ làm việc khiến mình cảm thấy yên tâm hơn rất nhiều.

Mình chợt nhận ra một điều: không nhất thiết phải chọn nhà cung cấp lớn nhất hay có giá rẻ nhất. Quan trọng hơn là mình có đang làm việc với một người thực sự có thời gian và sự quan tâm dành cho đơn hàng của mình hay không.

Một đơn hàng nhỏ với doanh nghiệp này có thể lại là công việc quan trọng của một doanh nghiệp khác.

Tuy nhiên, việc chuyển một phần công việc sang đơn vị mới cũng tạo ra vấn đề về cam kết với bên cũ.

Mình đã hành động để giải quyết rủi ro tiến độ trước khi thống nhất rõ việc điều chỉnh hợp đồng. Kết quả là phát sinh thêm chi phí và những cuộc trao đổi không mấy dễ chịu.

Lúc đó mình rất bực.

Bực vì cách phản hồi, vì những lời hẹn thay đổi, và vì cảm giác phải liên tục chạy theo một công việc mà mình không nắm được tình hình.

Nhưng sau khi bình tĩnh đọc lại mọi thứ, mình cũng phải thừa nhận rằng phía mình có những phần chưa làm tốt.

Thông tin gửi đi chưa đúng tiến độ cam kết. Số lượng thay đổi khi công việc đã triển khai. Những điều chỉnh quan trọng lại chưa được xác nhận rõ ràng bằng văn bản.

Mình có thể không hài lòng với cách một đối tác làm việc, nhưng điều đó không có nghĩa mọi quyết định của mình đều đúng.

Và nếu cứ xem đây đơn thuần là một lần gặp nhà cung cấp không phù hợp, mình sẽ bỏ lỡ phần đáng học nhất.

Điều mình thực sự học được

Sau dự án này, có vài điều mình muốn giữ lại cho những lần sau.

Trước hết, đừng vội cam kết một kết quả cố định khi những điều kiện để tạo ra kết quả đó vẫn chưa ổn định.

Nếu danh sách còn thay đổi, phải có ngày chốt. Nếu công việc phụ thuộc nhiều bên, phải xác định ai là người có quyền quyết định cuối cùng. Nếu có phát sinh, cần thống nhất cách xử lý trước khi mọi chuyện trở nên gấp gáp.

Nghe rất cơ bản, nhưng khi làm việc trong thực tế, nhất là với những dự án cần chạy nhanh, chúng ta rất dễ bỏ qua những bước này vì nghĩ rằng mọi người đã hiểu ý nhau.

Thứ hai, mọi thay đổi quan trọng nên được xác nhận bằng văn bản.

Không phải vì mình không tin người khác.

Mà vì trí nhớ mỗi người khác nhau. Một cuộc điện thoại có thể khiến hai bên cùng nghĩ rằng đã thống nhất, nhưng lại đang hiểu hai điều hoàn toàn khác nhau.

Cuối cùng là chuyện ranh giới công việc.

Ban đầu mình tham gia để xử lý thiết kế. Nhưng trong quá trình làm, mình nhận thêm khá nhiều đầu việc khác: theo dõi sản xuất, kiểm tra hàng, sắp xếp dữ liệu, giao nhận và hỗ trợ những việc phát sinh tại hiện trường.

Mình không ngại giúp khi cần, đặc biệt khi mọi người đang thiếu nhân lực.

Nhưng nếu không xác định rõ ai phụ trách việc gì, sự nhiệt tình rất dễ biến thành một trách nhiệm không có điểm kết thúc.

Mình nghĩ làm việc chuyên nghiệp không có nghĩa là chỉ làm đúng phần của mình rồi mặc kệ mọi thứ. Nó là biết khi nào nên chủ động hỗ trợ, và khi nào cần nói rõ rằng công việc đang vượt khỏi phạm vi ban đầu.

Hai chuyện đó hoàn toàn có thể cùng tồn tại.

Có một thứ mình muốn để lại

Khi dự án kết thúc, ngoài việc bàn giao thành phẩm, mình dành thêm thời gian sắp xếp lại dữ liệu.

Những file thiết kế, hình ảnh, tài liệu liên quan được phân loại và liên kết lại để người khác có thể tìm kiếm, sử dụng hoặc tiếp tục công việc mà không cần phải hỏi mình từng thứ.

Đây không phải phần việc được yêu cầu ngay từ đầu.

Nhưng thú vị là mình lại thấy khá hài lòng với nó.

Trong nhiều năm làm việc, mình nhận ra có một vấn đề lặp lại ở không ít tổ chức: thông tin thường nằm rải rác trong tin nhắn, máy tính cá nhân hoặc trí nhớ của một vài người.

Khi nhân sự thay đổi, nhiều thứ cũng biến mất theo.

Người mới phải tìm lại, hỏi lại, đôi khi làm lại từ đầu những việc mà tổ chức đã từng bỏ công sức và tiền bạc để hoàn thành.

Mình từng rất thích cảm giác học được một kỹ thuật mới, sử dụng thành thạo một công cụ hay làm ra sản phẩm đẹp hơn trước.

Bây giờ mình vẫn thích những điều đó.

Nhưng càng làm, mình càng thấy giá trị của một người không chỉ nằm ở việc họ tự tay hoàn thành được bao nhiêu đầu việc.

Đôi khi, giá trị lớn hơn là họ có thể sắp xếp một công việc vốn lộn xộn thành một hệ thống đủ rõ ràng để người khác tiếp tục sử dụng.

Một bộ dữ liệu được tổ chức tốt có thể chẳng gây ấn tượng ngay lúc bàn giao. Nhưng vài tháng hay vài năm sau, khi ai đó cần tìm lại một tài liệu cũ mà không phải hỏi khắp nơi, có lẽ họ sẽ hiểu vì sao chuyện ấy đáng làm.

Và một chút về nhịp sống

Có một điều khác mình nghĩ đến khá nhiều sau dự án này.

Trước đây, mình thường nhìn sức bền như một khả năng đáng tự hào. Mình từng chạy marathon, thử sức với những quãng đường dài hơn và khá thích cảm giác vượt qua giới hạn của bản thân.

Nhưng rồi chấn thương, công việc và những thay đổi trong cuộc sống khiến mình phải điều chỉnh.

Bây giờ, một buổi đi bộ ngắn vào buổi tối đôi khi đã là đủ.

Trong công việc cũng vậy.

Mình vẫn tin muốn giỏi một nghề thì phải đầu tư thời gian, công sức và chấp nhận những giai đoạn khó khăn.

Nhưng mình bắt đầu phân biệt rõ hơn giữa nỗ lực để giỏi lên và sự mệt mỏi do cách làm việc chưa tốt.

Một bên giúp mình tiến bộ. Bên còn lại có thể chỉ khiến mình kiệt sức mà chẳng tạo ra thêm bao nhiêu giá trị.

Có những chuyện cần kiên trì. Cũng có những chuyện cần thay đổi cách làm, thay vì tiếp tục cố thêm.

Và trong tuần vừa rồi, mình còn nhận được một bài học rất đáng quý từ một người thân đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

Ngồi cạnh quan sát cách người ấy kiểm tra chất liệu, trao đổi với thợ và kiên nhẫn chỉnh từng chi tiết, mình nhận ra có những kiến thức không nằm trong bất kỳ khóa học nào.

Mình đã dành khá nhiều thời gian tìm kiếm những người giỏi để học hỏi, trong khi đôi khi, người có thể dạy mình lại đang ngồi ngay bên cạnh.

Nghĩ cũng vui.

Viết xuống, rồi đi tiếp

Nếu hỏi có muốn trải qua dự án này một lần nữa không, chắc chắn mình sẽ trả lời là không.

Nhưng mình cũng không xem nó là một trải nghiệm hoàn toàn tệ.

Công việc đã hoàn thành. Mình hiểu thêm về nghề, về cách hợp tác với người khác và cả những giới hạn của bản thân.

Điều quan trọng là mình biết được chỗ nào có thể làm tốt hơn.

Lần sau, mình sẽ kỹ hơn với bản mẫu, rõ ràng hơn trong thỏa thuận, chủ động hơn trong việc tổ chức thông tin và cẩn thận hơn trước khi nhận thêm trách nhiệm.

Mình cũng muốn giữ lại cách làm việc của những người tận tâm đã gặp trong dự án. Không phải chỉ vì họ làm tốt, mà vì cách họ làm khiến người khác muốn tiếp tục hợp tác.

Cuối cùng, chắc mình cũng không cần biến mọi trải nghiệm thành một triết lý lớn lao.

Có những bài học đơn giản chỉ là: lần sau đừng vội như vậy nữa.

Viết xuống để nhớ. Rồi lại làm tiếp, hy vọng tốt hơn lần trước một chút.

Vạn sự tường minh.

— MK.

---

Nếu bạn từng gặp chuyện tương tự, mình muốn nghe. Gửi mình một dòng, hoặc đọc thêm các số trước tại Journal.